展具运输：哪几个细节必须注意
从事展会管理工作时，展具运输对于一场展会的成功举办往往至关重要。
从一些案例中可以了解到，展具运输问题所引起的连锁反应是既劳神又费力的。以下是一些有价值的经验与建议。用心领会，也许会帮你轻松掌握任何一场展会的运输环节。

选对运输公司
展具的运输往往不同于其它的物品运输。展具包裹的数量、易碎性与大小通常与其它的物品不同。在展具运输时要把握好运输过程与到达展会场地的截止时间，填写好展具运输与接手的文件，并要管理好展具接手工作等更进一步的问题。

由于以上原因，在选择运输公司时首先要考虑的问题就是该公司的业务数量中展具运输所占比例是多少。若达不到50%，往往不可信任。最好与专门设有展具运输部门的公司合作，因为部门内的运输司机与货员会有丰富的展具运输经验。在签署合作协议时要附有出现物品丢失、损坏、运送延迟等的解决方案。

运输代理人是展会团队重要的成员之一，是解决问题的中间人，所以要了解好运输代理人的可靠性，以及应对紧急情况的能力。运输公司的代理人、中介以及货运调度应该一周7天，全天24小时都可以联系得到。一般情况下，如果不能随时联系到一家公司副总经理级别的人，一般要考虑合作的可行性。此外，与同一家公司的合作强度与长度也会影响公司的合作代表在处理突发事件时的效果。

提供充分的信息，为所需要运输的展具建立一个详细的电子资料夹，包括小零件、图表、楼层、展品、说明书、赠品等。为每个物品的数量与打包方式（板条箱、纸箱、零碎的盒子或需使用货板运输）、尺寸大小和重量做备注。将资料打包发给运输供应商，便于对方报价，为你的货物预留出足够的出货空间。

运输供应商同样需要知道一些展会相关信息，如展会的全名（而不是简称）、展台位置、展会日期、展具到达与撤出的具体时间。若时间会有变动需给运输供应商提前备份。如果需要特殊设备（如升降式装卸车、可折叠护栏、液压车、手推车等）也要提前告诉供应商。如果运送目的地不统一也要提前告知供应商，或多个物品不想分货板运输也应提前说明。此外， 还要向供应商提供运输相关的文件资料，包括参展商服务手册、展具操作指南、仓库地址及开放时间、展会地图等。

决定好运送时间
公司展会负责人对展具的运送地点往往只有两个选择：直接运往展位地点；提前运到展会仓库。一般情况下，参展商都会有30天仓库的储存使用权。第二种选择会产生二次运费，即在开展时还需运往具体展位地点，也许还会有存储费。相比较来说，第一种选择就省钱省时的多。提前运往展会仓库还有一个缺点就是，运输费用中不包括垫包裹的费用，卸货时也需要劳动力与设备帮助，这样会增加展具处理成本与损坏或丢失风险。此外，有时展具并不是被存放在真正的仓库里，而是存放在无人看守的拖车里。

直接运往展位地点则可以很好的避免这些风险，也会减少成本。但是，展具到达展位的具体时间具有一定的不确定性，这取决于货车到达展会的时间、展具的封送处理时间及入口到展位是否通畅。如果展位存储空间不足的话也会造成时间拖延，尤其是当展位之间没有具体的使用界线时。当然你也可以一部分提前运到仓库，一部分直接运往展位。

例如，标志牌通常需要提前运送，这样方便展会工作人员布置展览场地。一些参展商也会提前将地毯、地垫、搭建工具等提前存储进仓库，这样便可以节省一些搭建时间，在展台搭建好之后再直接运送展品展具等到展位。

确认标签与保险
有些运输过程中产生的问题是由货箱上的旧标签引起的。为防止货物在运输途中掉落，在出发前要反复检查是否撕去旧的标签，在每一个货箱上是否都贴有两个新标签。同时要确保标签上信息的准确性。

许多经验不足的展会经理会认为货物丢失理应运输供应商负全责，但事实却不是这样。在大多数情况下，供应商只会提供最小额度的赔偿。如果你想要获得全部赔偿，则需要在供应商那里购买额外的至少1000美元的保险。最经济的方法就是让公司的风险管理部门决定应购买保险的份额并购买相应的保险，让保险公司来承担货物的风险。

即使你投了全额的保险，在货物丢失时也会造成一些恶性影响，特别是丢失的物件正好是展览必需品时。但这些问题的发生会让你从中学到该如何更好地确保运输流程。购买了保险后减小了相应的损失，也会减轻些心理压力。

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